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Como organizar seus documentos para não perder nada

Como organizar seus documentos para não perder nada

Se você é daqueles que guardam os comprovantes de todas as contas para caso um dia necessite, então você precisa de uma aula de organização para esses documentos. Além das contas, são diversos papéis importantes que, sempre que requisitados, demoram para serem encontrados por conta da bagunça. Elimine de uma vez por todas a papelada espalhada pela casa com as nossas dicas para organizar os seus documentos e não perder mais nada.

Armazenamento. O primeiro passo para ter os documentos organizados é escolhendo o melhor lugar para guardá-los. Caixas de arquivo são uma boa opção, assim como pastas. Mas é interessante que elas tenham separadores o suficiente para armazenar os diversos tipos de papel sem que haja mistura. Tenha uma área para contas – se possível separar as contas por tipo – comprovantes de aluguéis, documentos pessoais como certidões de nascimento, entre outros.

Analisando os papéis. Para cada tipo de documento, existe um prazo para guardá-lo. A maioria deles deve ser mantido por até cinco anos, mas cada caso é um caso. Por isso, a primeira coisa é analisar todos os documentos, contas, comprovantes, holerites e ver o que pode ou não pode ser descartado. Dessa forma, você abre espaço para guardar a documentação nova e evita acúmulo desnecessário de papel em sua casa.

Separe um espaço para as contas a pagar. Se você optar por uma pasta, separe uma parte para as contas que ainda irão vencer. É interessante manter os documentos em apenas um lugar para que não os perca com facilidade. Assim, após o pagamento, você pode armazenar novamente o comprovante, dessa vez, na área de contas já pagas.

Faça uma cópia de segurança. Perder papel pode ser muito fácil, por isso, selecione os documentos que são mais importantes e faça uma cópia deles, em caso de perda. No caso de alguns documentos, como certidões por exemplo, faça uma cópia autenticada. Se eles estiverem muito danificados, tente pedir uma segunda via para armazenar com cuidado.

Digitalizar. Se você está cansado dos papéis e quer uma alternativa mais econômica, que tal digitalizar tudo e armazenar em pastas no seu computador ou na nuvem? Dessa forma, você libera espaço e não precisa acumular tanto papel. Mas lembre-se: tenha sempre uma cópia em mais de um lugar em caso de apagar os documentos acidentalmente. O ideal é armazenar tudo na nuvem, ter um backup no computador e, só por segurança, gravar os dados também em um pen drive ou HD externo.

Condições para armazenar. O ideal é guardar os papéis em lugares com pouca luz e na temperatura ambiente. Evite colocar a pasta ou a caixa em lugares que tenham alta umidade ou ainda que podem ser danificados por líquidos e outros produtos, como químicos por exemplo. Na hora de guardar os papéis, evite dobrá-los ou colocá-los em uma posição que facilite com que se rasguem.

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